NORMAS PARA EL ACCESO Y USO DE LAS COLECCIONES (Art. 5)

Introducción
Las colecciones del QCAZ Invertebrados son primordialmente colecciones de investigación. Estas están accesibles a usuarios legitimados por la comunidad científica nacional e internacional. Ciertos especímenes de la colección pueden ser utilizados también para exhibiciones, educación e ilustraciones de publicaciones a criterio del curador.

Del acceso a las colecciones
El acceso a las colecciones está restringido y permitido únicamente para propósitos de investigación y educación. Los investigadores y estudiantes pueden acceder a la colección con la aprobación del curador del museo o su asistente. Todo visitante deberá ser supervisado como consta en la sección de investigadores visitantes de las normas de Investigación.
El curador del QCAZ Invertebrados tiene la potestad de negar el acceso a las personas o a los representantes de las organizaciones que pretenden utilizar las colecciones en maneras contrarias a los objetivos del museo.
Las razones por las que podría negarse el permiso son: costos excesivos para QCAZ (en términos del esfuerzo del personal y uso de las instalaciones), seguridad comprometida con las colecciones y las instalaciones del QCAZ, uso desautorizado de los especímenes, antecedentes de uso erróneo de los especímenes y de los materiales del museo QCAZ y otras instituciones, falsificación de credenciales y de afiliaciones, actividad criminal, o conducta desordenada.
En el museo se dispone de un libro en el cual los visitantes deben anotar su nombre y apellido, institución de afiliación, fecha y horas de entrada/salida, motivo de la visita y material revisado.

Del acceso a los holotipos y otros especímenes raros
El acceso al material típico (holotipos, paratipos, lectotipos), ejemplares únicos, de especies o taxa extintos o deteriorados está restringido. Estos ejemplares sólo podrán ser utilizados por investigadores con aval institucional o por estudiantes autorizados.

Del acceso de visitantes en tours educacionales
Tours educacionales de la colección pueden ser impartidos por el grupo de planta previa autorización verbal dada por el curador de la colección.

Del uso de las colecciones
La colección del Museo puede ser utilizada por los usuarios bajo dos modalidades.

Uso gratuito: el uso gratuito se dará en caso de que el usuario realice estudios en cooperación con el Museo de Zoología de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador (QCAZ) y/o previo consentimiento del curador de cada  sección.  El uso gratuito incluye prestación de servicios, el uso del museo y la revisión de colecciones.

Prestación de servicios:

SERVICIO TARIFA
Identificación de especímenes y consultas técnicas, preparación de listas de especies y, recolección y preparación de especímenes tienen un costo de cincuenta dólares americanos (USD 50) por hora o fracción.

El dinero recaudado por los servicios prestados serán repartidos de la siguiente manera: 15 dólares para el especialista que identifica y 35 dólares que pasarán a formar parte del fondo del QCAZ. Este dinero será utilizado para suplir las necesidades del QCAZ y deberá ser administrado por el curador.

Del uso de colecciones especiales
El QCAZ posee una colección utilizada para enseñanza y exhibiciones con taxones representativos de la colección. Los especímenes para enseñanza están documentados por cajas y se encuentran almacenados separadamente del resto de la colección.

De la normativa general del uso de las colecciones
En líneas generales, en el uso para investigación de material depositado en el QCAZ tendrán prioridad, en orden secuencial, las siguientes personas:

El responsable de un proyecto de investigación que deposita material colectado durante el proyecto, y hace constar su interés en estudiarlo.

Cualquier colector que deposita material haciendo constar su interés en estudiarlo.

El investigador que realice previamente una revisión del taxón involucrado.

Los investigadores que lo solicitaren.

Para consultar el material o visitar una sección dada, el usuario deberá solicitar permiso verbal al curador respectivo o, en su ausencia, a su asistente. La solicitud de uso de la sección debe indicar el objetivo del estudio y el tipo de manipulación a que serán sometidos los ejemplares. Las visitas al QCAZ se efectuarán sólo en días hábiles y en horario laborable, a menos que el curador respectivo acceda a lo contrario.
Toda persona que no pertenezca al QCAZ invertebrados deberá estar avalado por una institución reconocida que garantice el buen uso del material, consultado. 
No se aprobará el ingreso de especialistas que carezcan de una carta de apoyo institucional. Excepcionalmente se permitirá el ingreso de personas cuyo historial científico las acredite como especialistas.
Los investigadores no asociados al QCAZ deberán ser supervisados mientras se encuentre en las áreas de almacenamiento de las colecciones. Solamente el curador del QCAZ puede otorgar licencia especial para esta restricción. No se permitirá que personas ajenas al personal del QCAZ recorran sin supervisión las colecciones y sin la expresa autorización del curador.
Todos los especímenes usados para el estudio deben ser reincorporados a su lugar por el grupo de planta del museo. Están prohibidos los alimentos y las bebidas en las áreas de la colección.
El uso de las colecciones por parte de estudiantes universitarios que realizan un trabajo de investigación, debe ser avalado previamente por un profesor que se responsabilice por escrito de las actividades del estudiante durante sus visitas al QCAZ.

Los consultantes deben comprometerse a:

a) No causar daños irreversibles. Las disecciones, preparaciones o cualquier otro resultante de las manipulaciones autorizadas por el curador se devolverán junto con los ejemplares debidamente etiquetados.

b)Conservar el material en condiciones adecuadas.

c)Si del estudio del material de consulta resultará alguna información relevante no señalada en el momento de la consulta, deberá comunicársela al curador.

*Se entiende por información relevante a todo aquello que altera el significado de valor científico de un objeto o taxón.

d) Respetar las etiquetas originales de los ejemplares y si es el caso adjuntar una nueva con el nombre del revisor o identificador.

e)Nombrar al museo dentro de las publicaciones fruto del estudio del material del museo.

f)Entregar una copia de publicaciones basadas en el estudio del material consultado.

Si alguna persona faltara al cumplimiento de las normas del QCAZ se le negará el acceso a las colecciones del museo en el futuro.

Del préstamo y reserva de material zoológico
El préstamo y la reserva son dos modalidades de uso de material zoológico del QCAZ que permiten a un investigador disponer del material de manera exclusiva por un período definido.
El préstamo involucra la salida del material de los recintos del QCAZ.
La reserva implica la permanencia del material dentro de dichos recintos en muebles aparte, a los cuales tendrá acceso la persona a la que se le ha concedido la reserva. 
Los usuarios generales no tendrán acceso a los muebles con material reservado.
La solicitud de préstamo o reserva deberá dirigirse al curador, quien la aprobará o la negará. En la solicitud debe especificarse la naturaleza del estudio por realizar, el tipo y cantidad aproximada de material solicitado y la duración estimada del mismo.
El solicitante de préstamo o reserva debe ser un especialista en el grupo zoológico objeto de la solicitud. En el caso de préstamos a investigadores no pertenecientes al QCAZ, dichos investigadores deben estar avalados por una institución reconocida que garantice la integridad del material durante el período de préstamo. No se aprobarán solicitudes de préstamo a usuarios que carezcan de apoyo institucional. Excepcionalmente se prestará material a personas cuyo historial científico las acredite como especialistas.
De juzgarlo conveniente, por la naturaleza del material requerido, los Conservadores podrán proponer al solicitante que renuncie a su solicitud de préstamo en favor de una solicitud de reserva.
Los préstamos y reservas se registran mediante recibos diseñados para tal fin y son llenados por el curador o, en ausencia de éste, por su Suplente.
No será sujeto de préstamo aquel material que no haya sido registrado con un número de código, salvo para su identificación y con las garantías necesarias para dicho préstamo.
La duración del préstamo o reserva será de un máximo de un año, al cabo del cual el material deberá ser reintegrado al QCAZ.  En caso de requerirse una prórroga del préstamo, deberá notificársele al curador, quien podrá autorizar la prorrogación por un lapso de un año. Por motivos justificados, el curador podrá exigir la devolución del material prestado o reservado en cualquier momento, sin tomar en cuenta el lapso transcurrido desde el préstamo o reserva.
Los holotipos en general no pueden ser prestados; sin embargo pueden ser revisados únicamente dentro de los recintos del QCAZ.  El préstamo de paratipos podrá ser autorizado cuando éstos sean muy numerosos, y el curador considerará cuidadosamente cada caso.
El curador, siempre que sea posible, deberá mantener en el QCAZ duplicado de las muestras solicitadas en préstamo con el fin de garantizar la permanencia en la colección de material de referencia.  Como norma general, cuando sea requerida la serie completa de una especie, sólo se efectuará el préstamo de la mitad de los ejemplares, pudiéndose prestar la mitad restante una vez devueltos los ejemplares objeto del préstamo inicial.
El investigador solicitante se compromete a devolver el material prestado o reservado en las mismas condiciones en las que le fue entregado mediante la protección de la radiación UV, deshidratación, plagas, etc.  Ni el material prestado o reservado, ni las etiquetas anexas, podrán ser alteradas en forma alguna; sólo se permitirá poner una etiqueta adicional con los datos pertinentes.  En casos especiales, por ejemplo en los cuales la etiqueta causa daño al espécimen, será necesaria la autorización por escrito del curador.
Los préstamos pueden ser negados o limitados por el tamaño o número de especímenes o por la fragilidad y rareza o por tratarse de especímenes únicos.
Es responsabilidad del prestamista informar al curador en caso de cambios en la forma del préstamo inclusive el cambio de dirección del Museo o Institución. 
El prestamista no puede mover la colección a otra Institución o prestarla a otro investigador sin un permiso de transferencia otorgado por el curador.
Los préstamos realizados antes de la reglamentación deberán cumplir con los requerimientos de préstamo una vez que retornen al Museo en razón de garantizar nuevos préstamos o extensiones.
A discreción del curador, el tiempo y el tamaño del material de préstamo por primera vez deben ser limitados. Los préstamos subsecuentes pueden abarcar más especímenes y por un período mas largo, toda vez que el prestamista haya dado muestras de un patrón de seguridad y cumplimiento de las normas del QCAZ.
Los tipos, especímenes únicos, record de localidades únicas identificados por el prestamista debe ser devueltos al QCAZ Invertebrados. La retención de paratipos y especímenes duplicados debe ser tratada con el curador del QCAZ. Generalmente se aceptará la proporción de 1:3 de una serie de especímenes o intercambios de nuestro material con material representativo taxonómicamente.
Cada uno de los especímenes determinados que retornen al QCAZ deben tener una etiqueta que contenga la determinación con el género y especie, el nombre de la persona que lo determino y el año;  todos los especímenes únicos deben poder ser identificados fácilmente.
El retardo injustificado en la devolución de material prestado, o el extravío, deterioro o adulteración de dicho material debido a irresponsabilidad del investigador solicitante, se sancionará con invalidación de cualquier solicitud futura por parte de la persona o institución responsable.
El investigador solicitante debe reconocer al QCAZ en cualquier publicación basada en el material prestado y se compromete a enviar al curador al menos dos copias de toda publicación.

Del préstamo de especímenes para análisis de DNA, uso destructivo y disecciones
Los préstamos de especímenes para análisis, uso destructivo y disecciones se regirán a las siguientes restricciones:
El estudio no será permitido sin una previa aprobación escrita del curador de la colección donde las muestras son solicitadas; los productos residuales resultantes de la investigación (parásitos, DNA, contenido estomacal, pruebas de cariotipo, diapositivas y tomas de fotografías digitales) deben retornar al QCAZ adecuadamente etiquetadas y claramente identificadas en asociación con los especímenes. Además deben enviar dos copias de cualquier reporte escrito o publicado de los resultados.

Del préstamos para exhibiciones
Los préstamos de material para exhibición se rigen a las normas específicas de préstamo del QCAZ, enfatizando el artículo relacionado al cuidado de almacenamiento, seguridad y condiciones ambientales.
Los ejemplares que serán prestados deben estar correctamente identificados (si es posible), y catalogados.
Los prestamistas se responsabilizan de cumplir y respetar las normas del QCAZ.

Del  cuidado de las colecciones
El cuidado y conservación de las colecciones son responsabilidad de los miembros de grupo de planta directamente relacionados con los especímenes: curador, asistentes curatoriales, y técnicos del Museo QCAZ.
Los asistentes curatoriales se encargarán de realizar un constante monitoreo para asegurar los niveles de alcohol, mantener legibles las etiquetas tanto en frascos como en seco, examinar las tapas de los frascos y cajas, presencia de plagas u otros.
El curador es en última instancia el responsable de la colección, determinando la dirección de crecimiento y asegurando las adecuadas operaciones normales del museo.
El asistente curatorial está bajo la supervisión y guía del curador. El curador es responsable del cuidado, manejo y mantenimiento de la colección, actividades de préstamos, acceso a los especímenes y datos, y la coordinación de actividades del personal de planta.
Los procedimientos para el cuidado y mantenimiento serán constantes y actualizados con información sobre la conservación y los estándares profesionales dentro de la disciplina.
El personal de planta debe ser instruido por el asistente curatorial para poder reconocer las amenazas potenciales contra los especímenes y sobre las técnicas de apropiadas de conservación. El recibirá el apropiado entrenamiento y asistencia a encuentros y talleres como lo necesiten para permitir el cuidado de la colección.

Alimentos, bebidas, plantas vivas y animales no son permitidos en las áreas de colección. Todas las áreas de colección serán mantenidas libres de plagas. Un plan de control integrado de plagas debe ser designado y adherido para monitorear la invasión de plagas y para ejecutar la erradicación localizada. 
Necesariamente la sección debe ser fumigada, implementándose como una necesidad empleada por el personal con el consentimiento del curador.
Los tipos o especímenes irremplazables reconocidos como de extrema importancia y deberán  tener extra precaución en su uso, protección, cuidado y conservación.